Tableaux et bases de données

L'organisation et l'analyse de données sont des composantes essentielles de nombreux domaines professionnels. Les tableurs, comme Microsoft Excel et LibreOffice Calc, offrent des outils puissants pour gérer et analyser des ensembles de données. Dans ce chapitre, nous explorerons comment ces programmes permettent de structurer des données sous forme de tableaux et de bases de données, et nous mettrons en lumière les fonctionnalités clés ainsi que les différences notables entre les deux logiciels.

Création et gestion de tableaux#

Microsoft Excel#

Dans Excel, un tableau est une collection structurée de données qui peuvent être facilement gérées et analysées. Pour créer un tableau, vous sélectionnez simplement la plage de données et utilisez la fonctionnalité "Format as Table" (ou "Mise en forme sous forme de tableau").

Insérer une image illustrant un tableau Ecxel

Une fois le tableau créé, Excel offre des options telles que le tri, le filtrage, et l'ajout de lignes ou de colonnes totalisatrices. Un avantage notable est que les formules dans les tableaux sont automatiquement étendues lors de l'ajout de nouvelles données.

LibreOffice Calc#

Dans Calc, les tableaux sont inexistants. Les utilisateurs peuvent trier et filtrer les données sur les plages de données, mais doivent souvent gérer manuellement les formules lors de l'ajout de nouvelles entrées.

Base de données#

Une base de données dans le contexte d'un tableur est un ensemble structuré de données organisées en lignes et en colonnes, où chaque ligne représente généralement un enregistrement ou une entrée, et chaque colonne représente un champ spécifique. La base de données est utilisée pour stocker, gérer et récupérer des informations de manière systématique. Elle peut être aussi simple qu'une seule feuille de calcul avec des données tabulaires ou aussi complexe que plusieurs feuilles interconnectées qui simulent des relations de base de données plus avancées.

Un champ correspond à une catégorie de données dans une base de données et est généralement représenté par la colonne d'une feuille de calcul. Par exemple, dans une base de données contenant des informations sur des employés, les champs pourraient inclure "Nom", "Prénom", "Département" et "Salaire". Chaque champ contient des données du même type, ce qui permet de structurer et d'ordonner les informations.

Une entrée ou un enregistrement est une ligne complète dans une base de données et représente toutes les informations liées à un élément spécifique de la base de données. Reprenant l'exemple de la base de données des employés, une entrée serait une ligne complète contenant toutes les informations relatives à un employé spécifique, telles que son nom, son prénom, son département et son salaire. Chaque entrée combine des valeurs pour chaque champ afin de fournir un aperçu complet d'un objet ou d'une personne dans la base de données.

Tri de données#

Le tri de données permet d'organiser les informations d'une manière qui facilite la compréhension et la découverte de tendances ou de modèles. Dans les tableurs comme Microsoft Excel et LibreOffice Calc, le tri peut être appliqué à des colonnes ou des lignes de données pour les réarranger selon un ordre spécifique, que ce soit alphabétique, numérique, par date, ou même selon des critères personnalisés.

Tri dans Microsoft Excel#

Tri simple#

Dans Excel, pour effectuer un tri simple, vous pouvez sélectionner la colonne que vous souhaitez trier et utiliser les boutons "Sort Ascending" (Tri croissant) ou "Sort Descending" (Tri décroissant) dans l'onglet "Data" (Données). Cela organisera vos données soit du plus petit au plus grand, soit du plus grand au plus petit.

Ces options sont également présentes dans le menu déroulant disponible dans l’en-tête des tableaux.

Tri multiple#

Pour des tris plus complexes impliquant plusieurs colonnes, utilisez la fonctionnalité "Sort" (Trier) pour ouvrir une boîte de dialogue où vous pouvez ajouter des niveaux de tri et spécifier l'ordre pour chaque colonne. Vous pouvez également trier par couleur de cellule ou par couleur de police si vous avez utilisé la mise en forme conditionnelle.

Tri dans LibreOffice Calc#

Tri simple#

Calc offre également des options de tri simple via les boutons "Sort Ascending" (Tri croissant) ou "Sort Descending" (Tri décroissant), disponible dans la barre d’outils, pour trier rapidement les données sélectionnées.

Tri multiple#

Pour un tri plus avancé, utilisez l'option "Sort" (Trier) du menu “Data” (Données) pour accéder à une boîte de dialogue similaire à celle d'Excel. Ici, vous pouvez définir des critères de tri sur plusieurs colonnes. Calc permet aussi de trier par format de cellule, y compris la couleur de fond et la couleur de police.

Considérations lors du tri#

• Sélection des données : Assurez-vous de sélectionner toutes les colonnes pertinentes avant de trier. Un tri sur une seule colonne peut désynchroniser les lignes si les autres colonnes ne sont pas incluses dans l'opération de tri.

• En-têtes de colonnes : Lorsque vous utilisez la boîte de dialogue de tri, spécifiez si votre plage de données comprend des en-têtes de colonnes pour éviter de les mélanger avec les données lors du tri.

• Tri personnalisé : Les deux programmes permettent de définir des ordres de tri personnalisés, par exemple, pour trier des mois de l'année dans l'ordre chronologique plutôt qu'alphabétique, ou pour établir des priorités spécifiques.

Filtre simples#

Les filtres simples sont des outils essentiels pour affiner les données affichées dans un tableau en fonction de critères définis. Ils permettent de visualiser rapidement les informations pertinentes sans modifier l'ensemble des données. Voici comment les filtres simples fonctionnent dans Microsoft Excel et LibreOffice Calc.

Microsoft Excel#

Accès aux filtres#

Dans Excel, les filtres simples peuvent être appliqués à n'importe quelle plage de données ou tableau en sélectionnant la plage, puis en cliquant sur l'option "Sort & Filter" dans l'onglet "Home" (ou "Accueil"), et en choisissant "Filter" (ou "Filtrer").

Utilisation des filtres#

Une fois les filtres activés, des flèches déroulantes apparaissent dans l'en-tête de chaque colonne (ces en-tête apparaissent par défaut sur les tableaux). En cliquant sur ces flèches, une liste d'options de filtrage s'affiche, permettant de sélectionner ou de désélectionner des éléments spécifiques pour filtrer les données.

Insérer une image illustrant le menu de filtre dans Excel

Options de filtrage#

Les options de filtrage incluent la possibilité de cocher ou décocher des valeurs pour les inclure ou les exclure de l'affichage. Il est également possible de trier les données par ordre croissant ou décroissant, ou d'utiliser des filtres par couleur lorsque la mise en forme conditionnelle est appliquée.

Les filtres numériques, de texte et de date dans Excel offrent une granularité et une précision supplémentaires lorsqu'il s'agit de manipuler et d'analyser des ensembles de données. Ces options permettent aux utilisateurs d'aller au-delà des filtres simples pour appliquer des critères de filtrage spécifiques en fonction du type de données.

• Filtres numériques : les filtres numériques dans Excel permettent de filtrer les données en fonction de critères numériques, tels que des valeurs spécifiques, des plages de valeurs, ou des conditions telles que supérieur à, inférieur à, entre, etc.
  • Accès aux filtres numériques : pour accéder aux filtres numériques, cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne numérique, puis sélectionnez "Number Filters" (ou "Filtres numériques"). Cela ouvrira un sous-menu avec diverses options de filtrage.
  • Exemples d'options de filtrage numérique :
    • Égal à
    • Supérieur à
    • Inférieur à
    • Entre
    • Supérieur ou égal à
    • Inférieur ou égal à
• Filtres de texte : les filtres de texte sont utilisés pour filtrer les données basées sur des chaînes de caractères. Ils peuvent être très utiles pour trouver des données spécifiques ou pour exclure des données basées sur du texte.
  • Accès aux filtres de texte : pour utiliser les filtres de texte, cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne contenant les données textuelles, puis choisissez "Text Filters" (ou "Filtres de texte").
  • Exemples d'options de filtrage de texte :
    • Contient
    • Ne contient pas
    • Commence par
    • Se termine par
• Filtres de date : les filtres de date dans Excel permettent de filtrer les données en fonction de dates spécifiques, de plages de dates ou de périodes prédéfinies, telles que "Cette semaine", "Le mois dernier", etc.
  • Accès aux filtres de date : pour accéder aux filtres de date, cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne de date, puis sélectionnez "Date Filters" (ou "Filtres de date").
  • Exemples d'options de filtrage de date :
    • Aujourd'hui
    • Hier
    • Cette semaine
    • La semaine dernière
    • Ce mois
    • Le mois dernier
    • Un intervalle de dates personnalisé

LibreOffice Calc#

Accès aux filtres#

Dans Calc, les filtres simples sont accessibles en sélectionnant la plage de données, puis en cliquant sur "Data" (ou "Données") dans la barre de menu, et en choisissant "AutoFilter" (ou "Filtre automatique").

Utilisation des filtres#

Après activation, des flèches apparaissent à côté des titres de colonnes, tout comme dans Excel. En cliquant sur ces flèches, un menu de filtrage s'ouvre, offrant des options pour sélectionner les données à afficher.

Insérer une image illustrant le menu de filtre dans Calc

Options de filtrage#

Calc permet de sélectionner les éléments à afficher ou à masquer en cochant les cases correspondantes. Les utilisateurs peuvent également choisir de trier les données, mais les options de tri et de filtrage peuvent être moins directes par rapport à Excel.

Tout comme dans Microsoft Excel, LibreOffice Calc offre des options de filtrage plus avancées pour les données numériques, textuelles et de date. Ces options permettent aux utilisateurs de Calc de filtrer les données de manière plus précise selon des critères spécifiques.

• Filtres numériques : les filtres numériques dans Calc aident à restreindre les données affichées en fonction de certaines conditions numériques, telles que des valeurs égales, différentes, supérieures ou inférieures.
  • Accès aux filtres numériques : pour accéder aux filtres numériques dans Calc, cliquez sur la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne numérique et sélectionnez "Standard Filter" (ou "Filtre standard"). Cela ouvrira une boîte de dialogue où vous pouvez définir les critères de filtrage.
  • Exemples d'options de filtrage numérique : dans la boîte de dialogue "Standard Filter", vous pouvez choisir des opérateurs tels que :
    • Égal à (=)
    • Différent de (<>)
    • Supérieur à (>)
    • Inférieur à (<)
    • Supérieur ou égal à (>=)
    • Inférieur ou égal à (<=)
• Filtres de texte : les filtres de texte dans Calc permettent de filtrer les données basées sur des critères textuels, tels que la présence de certaines chaînes de caractères ou leur positionnement.
  • Accès aux filtres de texte : pour utiliser les filtres de texte dans Calc, suivez la même procédure que pour les filtres numériques, mais appliquez-la à une colonne contenant du texte.
  • Exemples d'options de filtrage de texte : dans la boîte de dialogue de filtrage, vous pouvez définir des conditions telles que :
    • Contient
    • Ne contient pas
    • Commence par
    • Se termine par
• Filtres de date : les filtres de date dans Calc permettent de filtrer les données de tableau en fonction de critères de date spécifiques, tels que des jours précis, des plages ou des périodes.
  • Accès aux filtres de date : pour les filtres de date, utilisez la flèche de filtre dans l'en-tête de la colonne de date et choisissez "Standard Filter". Comme pour les filtres numériques et textuels, cela ouvrira une boîte de dialogue.
  • Exemples d'options de filtrage de date : dans la boîte de dialogue, vous pouvez sélectionner des opérateurs de filtrage pour les dates, tels que :
    • Égal à (=)
    • Avant (<)
    • Après (>)
    • Entre (...)

Les options de filtrage dans LibreOffice Calc peuvent nécessiter un peu plus de manipulation que dans Excel, en raison de l'utilisation de boîtes de dialogue pour définir les critères de filtrage.

Filtres avancés#

Les filtres avancés dans Excel permettent aux utilisateurs de définir des critères de filtrage complexes et de manipuler des ensembles de données de manière plus sophistiquée que les filtres simples. Ces filtres sont particulièrement utiles lorsque vous avez besoin de combiner plusieurs conditions ou de travailler avec des ensembles de données importants.

Dans Excel#

Pour accéder aux filtres avancés dans Excel, sélectionnez la plage de données que vous souhaitez filtrer, puis rendez-vous dans l'onglet "Data" (ou "Données") et choisissez "Advanced" (ou "Avancé") dans la section "Sort & Filter" (ou "Trier et filtrer").

Vous devrez définir une plage de critères, qui est une zone distincte de votre feuille de calcul où vous spécifiez les conditions que les données doivent remplir pour être incluses dans le filtrage. Les critères peuvent inclure plusieurs conditions pour une même colonne ou pour différentes colonnes, et vous pouvez utiliser des formules pour des critères encore plus personnalisés.

Dans Calc#

Pour utiliser les filtres spéciaux dans Calc (l’équivalent des filtres avancés de Excel), sélectionnez votre plage de données, puis allez dans le menu "Data" (ou "Données") et cliquez sur "More Filters" (ou "Plus de filtres"), puis sélectionnez "Special Filter…" (ou "Filtre spécial…") pour spécifier une plage de critères, tout comme dans Excel. Cette plage contient les conditions que les données doivent satisfaire pour être affichées après le filtrage.

Syntaxe et structure des conditions pour les filtres avancés#

Les filtres avancés, que ce soit dans Microsoft Excel ou LibreOffice Calc, nécessitent la définition de critères spécifiques pour filtrer les données. Ces critères sont établis en utilisant une syntaxe et une structure qui permettent de préciser les conditions que les données doivent respecter. Voici comment structurer ces conditions.

Opérateurs#

La syntaxe pour les critères de filtrage avancés implique généralement l'utilisation d'opérateurs de comparaison et logiques. Voici les opérateurs de comparaison les plus courants :

• = (égal à)
• <> (différent de)
• > (supérieur à)
• < (inférieur à)
• >= (supérieur ou égal à)
• <= (inférieur ou égal à)

Caractère spéciaux#

Dans les critères de texte utilisés pour les filtres avancés dans les tableurs, les caractères spéciaux tels que ?, * et ~ jouent un rôle important pour définir des motifs de recherche flexibles et puissants.

• Le caractère ? est utilisé comme un joker qui représente n'importe quel caractère unique. Par exemple, dans un critère de filtre, "p?ire" correspondra à "poire", "paire", ou toute autre chaîne de caractères où le "?" est remplacé par un seul caractère.

• Le caractère * agit comme un joker pour une séquence de caractères de n'importe quelle longueur, y compris une chaîne vide. Ainsi, "p*mme" correspondra à "pomme", "prune mme", "p mme", ou même simplement "pmme" si la séquence entre "p" et "mme" est absente.

• Le caractère ~ est un échappement qui permet d'utiliser les caractères ? et * littéralement dans une recherche. Si vous souhaitez rechercher une question dans vos données, par exemple, vous utiliseriez "~?" pour que le filtre reconnaisse le point d'interrogation comme un caractère réel et non comme un joker. De même, pour chercher une étoile, vous utiliseriez "~*".

Structure des critères#

La structure à respecter est similaire dans Excel et dans Calc : la première ligne de la plage de critères contient les en-têtes de colonne qui correspondent à ceux des données à filtrer. Chaque ligne suivante représente un ensemble de conditions. Les critères sur une même lignes sont relié par l’opérateur logique ETet les lignes sont reliées entre elles par l’opérateur OU.

Exemple de plage de critères :

Colonne1	Colonne2
>100	Texte
<200	?Texte?

Dans cet exemple, la première ligne de critères (>100 dans Colonne1 et Texte dans Colonne2) utilise l'opérateur logique ET. La deuxième ligne (<200 dans Colonne1 et ?Texte? dans Colonne2) est traitée comme une condition OU par rapport à la première ligne.

Fonctions de base de données#

Les fonctions de base de données dans les tableurs comme Microsoft Excel et LibreOffice Calc sont conçues pour effectuer des calculs sur des données qui répondent à des critères spécifiques, simulant ainsi certaines opérations que l'on peut trouver dans les systèmes de gestion de bases de données. Ces fonctions permettent d'extraire des statistiques et des informations précises à partir de larges ensembles de données structurées à l’aide de critère de sélection complexes.

Exemples de fonctions#

Excel et Calc proposent une série de fonctions de base de données qui commencent généralement par les lettres "BD". Ces fonctions incluent nottament :

• BDNB : Compte le nombre de cellules contenant des nombres dans une base de données qui répondent à des critères donnés.
• BDSOMME : Additionne les nombres dans la colonne d'une base de données spécifiée, en respectant les critères donnés.
• BDMOYENNE : Calcule la moyenne des entrées d'une base de données qui répondent à des critères spécifiques.
• BDMIN et BDMAX : Trouvent respectivement la valeur minimale et maximale dans une colonne d'une base de données, selon des critères donnés.
• BDPRODUIT : Multiplie les valeurs des cellules spécifiées dans une base de données qui répondent aux critères.

Ces fonctions prennent toutes une plage de données, une plage de critères et un champ spécifique sur lequel effectuer le calcul.

=BDMOYENNE(Base de données, Champ, Critères)

Structure des arguments#

• Base de données (Database) : Il s'agit de la plage de cellules qui comprend vos données, y compris les en-têtes de colonnes.
• Champ (Field) : Le champ spécifie la colonne sur laquelle la fonction doit agir. Il peut être indiqué par le nom de l'en-tête de colonne entre guillemets ou par un numéro de colonne.
• Critères (Criteria) : La plage de critères est une zone séparée qui définit les conditions que les données doivent remplir pour être incluses dans le calcul. La syntaxe de la plage de critères est la même que pour les filtres avancés.

Les fonctions de base de données sont extrêmement utiles pour analyser des données complexes et pour créer des résumés ou des rapports dynamiques qui s'ajustent automatiquement lorsque les données ou les critères changent. Elles permettent aux utilisateurs de traiter de grandes quantités de données sans recourir à des formules complexes ou à des procédures manuelles fastidieuses.

Les fautes de frappe#

Il est important de noter que Excel et Calc cherchent des correspondances exactes dans ces options et fonctions. Dès lors, une faute de frappe dans le nom d’un champ (colonne) par exemple entraîne l’apparition d’erreurs. En particulier, la présence d’un espace en début ou fin de nom est difficile à voir et peut être une explication à une erreur surprenante.

Il est conseillé d’utiliser des références pour éviter toutes différence accidentelle entre des cellule devant contenir le même mot (nom de champ, etc.).